Verenigingslogica

Bij GV KDO Amsterdam willen we elk kind een eerlijke, transparante en plezierige gymcarrière bieden. Om onze lesgroepen optimaal te benutten en wachtlijsten zo snel mogelijk te laten doorstromen, maken we gebruik van een geautomatiseerd systeem met duidelijke spelregels en deadlines. Op deze pagina vind je een compleet overzicht van alle regels en vervaltermijnen.

1. Een proefles volgen

Een proefles is de manier om kennis te maken met KDO. Kinderen mogen één proefles meedoen om de sfeer te proeven en de leiding te leren kennen.

• Proefles boeken: Is er op het lesoverzicht een groene knop 'Proefles boeken' zichtbaar? Dan is er direct plek in die lesgroep en kies je eenvoudig een datum voor de eerstvolgende proefles.
• No-show deadline (3 lesweken): Heb je een proefles geboekt, maar komt je kind gedurende 3 achtereenvolgende lesweken niet opdagen zonder afmelding? Dan vervalt de proeflesinschrijving automatisch en komt de plek direct weer vrij voor een volgend kind.
• Beslisdeadline na deelname (3 lesweken): Na het volgen van de eerste proefles heeft je kind tot maximaal 3 lesweken de tijd om de inschrijving via Mijn KDO om te zetten in een definitief lidmaatschap. Schrijf je je kind niet binnen 3 lesweken in? Dan vervalt de reservering van de plek automatisch.

2. De wachtlijst & uitnodigingen

Zijn alle plekken in een lesgroep bezet? Dan schrijf je je kind gratis in op de wachtlijst met je gewenste lesvoorkeuren.

• Automatische uitnodiging: Zodra er een plek vrijkomt (door uitschrijving of doorstromen van een ander lid), stuurt het systeem automatisch een e-mailuitnodiging naar het eerstvolgende kind op de wachtlijst dat voldoet aan de leeftijd en lesvoorkeuren.
• De 14-dagen responstermijn: Vanaf het moment dat de uitnodiging wordt verstuurd, heb je exact 14 kalenderdagen de tijd om de uitnodiging online te accepteren.
• E-mailherinneringen: Als je na meer dan 3 dagen vanaf de oorspronkelijke uitnodiging nog niet hebt gereageerd, ontvang je periodiek (om de 3 dagen) een herinneringsmail met de reactie-opties, de exacte uiterste reactiedeadline (14 dagen vanaf de eerste uitnodiging) en de waarschuwing dat bij geen reactie voor die datum de uitnodiging en de wachtlijstplek vervallen.
• Niet-reageren: Reageer je binnen 14 dagen niet op de uitnodiging? Dan verloopt de uitnodiging onherroepelijk. De wachtlijstplek van je kind wordt automatisch verwijderd en de plek gaat direct naar het volgende kind op de wachtlijst.

3. Lid worden & contributie

Heb je een uitnodiging of proefles omgezet naar een definitieve inschrijving? Dan geldt het volgende:

• Betaalgegeven instellen: Bij het afronden van de inschrijving kies je tussen automatische incasso (IBAN) of betaling via de Amsterdamse Stadspas.
• Maandelijkse contributie (achteraf): De contributie wordt maandelijks achteraf geheven over de afgelopen maand. Zie onze contributiepagina voor de geldende tarieven.
• Lesvrije maanden (bijv. zomervakantie): In een kalendermaand waarin volgens het rooster helemaal geen lessen gepland staan (zoals tijdens de zomervakantie in juli of augustus), wordt er geen contributie geheven.

4. Doorstromen naar een volgende leeftijdsgroep

Kinderen worden ouder en groeien na verloop van tijd uit hun huidige lesgroep.

• Vaste peildata (1 januari & 1 augustus): Twee keer per kalenderjaar berekent het KDO-systeem welke kinderen de leeftijdsgrens van hun groep bereikt hebben en moeten doorstromen naar een oudere categorie.
• Voorkeursvenster (4 maanden vooraf): Vanaf 4 maanden voor de peildatum kunnen ouders in Mijn KDO hun voorkeuren opgeven voor de nieuwe lestijden en lesdagen. Zodra de beheerder de doorstroom afrondt, stroomt het kind automatisch over.
• Uitzondering Nijntje Kleutergym: Groepen en wachtlijsten in de categorie Nijntje Kleutergym zijn uitgezonderd van doorstroomperiodes. Uitnodigingen voor kleuters worden altijd direct en continu verwerkt.

5. Uitschrijven & beëindiging lidmaatschap

Wil je het lidmaatschap beëindigen? Uitschrijven kan alleen online via Mijn KDO (een mondelinge afmelding bij de trainer of een e-mail sturen is niet voldoende).

• Opzeggen op of vóór de 5e van de maand: De uitschrijfdatum wordt de laatste dag van de vorige maand. De uitschrijving gaat per direct in, het kind volgt per direct geen lessen meer en er wordt geen contributie geheven over de huidige maand.
• Opzeggen na de 5e van de maand: De uitschrijfdatum wordt de laatste dag van de huidige maand. Je kind mag alle lessen t/m het einde van de maand blijven volgen en er wordt over deze maand nog één keer contributie geheven.
• Uitzondering seizoensstartmaand & lesvrije maand: Bij opzegging in de maand waarin het nieuwe seizoen start (standaard augustus) geldt per direct de uitschrijfdatum van het vorige seizoen (laatste dag voorafgaande maand, bijv. 31 juli) en wordt geen contributie voor het nieuwe seizoen geheven. Bij opzegging in een maand waarin geen lessen gepland staan geldt eveneens de uitschrijfdatum van de vorige maand.
• Automatische schoning & privacy (AVG - 6 maanden): Zes maanden na de definitieve uitschrijfdatum (wanneer een kind geen actieve inschrijving of wachtlijstregistratie meer heeft) worden de persoonsgegevens automatisch en permanent uit het systeem gewist.

6. Hoe wij met contact en communicatie omgaan

KDO is een sportvereniging die draait op vrijwilligers. Om de contributie laag te houden en administratie soepel te laten verlopen, werken we met een grotendeels geautomatiseerd systeem.

• Zelf online regelen via Mijn KDO: Vrijwel alle verenigingszaken (zoals uitschrijven, IBAN-wijzigingen, Stadspas doorgeven en lesvoorkeuren beheren) regel je direct zelf online via Mijn KDO. Omdat het systeem automatisch werkt, is dit voor iedereen even eerlijk en transparant.
• Lesinformatie via de trainer: Afmeldingen voor losse lessen zijn niet nodig. Informatie over lessen en zaalnieuws verloopt via de WhatsApp-groep van de betreffende les (toegankelijk via Mijn KDO).
• E-mailafhandeling: De automatische e-mails van KDO worden verstuurd vanaf een systeemadres. Binnenkomende e-mails worden op vaste momenten gelezen. Vermeld bij echt dringende zaken het woord "urgent" in het onderwerp van je e-mail voor versnelde afhandeling.
• Vertrouwenscontactpersoon: KDO hecht grote waarde aan een veilige en plezierige sportomgeving. Voor vertrouwelijke vragen of meldingen over een veilig sportklimaat kun je direct contact opnemen met onze vertrouwenscontactpersoon.

7. Overzichtstabel alle deadlines

Een spiekbrief met alle acties, termijnen en automatische gevolgen: