Privacyverklaring (AVG)

Gymnastiekvereniging Kracht Door Oefening (GV KDO Amsterdam) hecht grote waarde aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar leden, ouders en verzorgers. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, met welk doel wij dat doen, hoe wij uw informatie beveiligen en welke rechten u heeft onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

1. Wie is verantwoordelijk voor de gegevensverwerking?

GV KDO Amsterdam is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

• Vereniging: Gymnastiekvereniging Kracht Door Oefening (GV KDO Amsterdam)
• KvK-nummer: 40532661
• Website: gv-kdo-amsterdam.nl
• Contact: Vragen over privacy en gegevensbescherming kunnen worden gericht aan het bestuur via onze contactpagina.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Voor het faciliteren van proeflessen, wachtlijstbeheer, lidmaatschappen en aanwezigheidsregistratie verwerken wij de volgende gegevens:

• Gegevens van het kind: Voornaam, tussenvoegsel, achternaam, geboortedatum, geslacht, gekoppelde lesgroep, aanwezigheidsstatus en eventuele lesvoorkeuren.
• Gegevens van de ouder/verzorger: E-mailadres, telefoonnummer, adresgegevens (indien van toepassing) en inlogtokens.
• Financiële gegevens: Betaalmethode (automatische incasso of Stadspas), IBAN en tenaamstelling van de rekeninghouder, of het Stadspas-nummer voor de vergoeding.
• Systeem- en communicatielogs: Tijdstippen van verzonden berichten (zoals wachtlijstuitnodigingen, herinneringen en inloglinks).

3. Met welk doel en op welke grondslag verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor legitieme doeleinden binnen het verenigingswerk:

• Uitvoering van de overeenkomst: Om het lidmaatschap te beheren, proeflessen in te plannen, de wachtlijst eerlijk toe te wijzen en de aanwezigheid in de zaal bij te houden.
• Financiële administratie: Om de maandelijkse contributie achteraf via incasso te kunnen heffen of aan te vragen bij de Gemeente Amsterdam (Stadspas).
• Communicatie: Om ouders te informeren over uitnodigingen vanaf de wachtlijst, leswijzigingen of belangrijke verenigingsberichten.
• Wettelijke verplichting: Om te voldoen aan administratieve en fiscale bewaarplichten.

4. Hoe gaan wij met jouw informatie om? (Beveiliging)

KDO neemt passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang en ongewenste openbaarmaking tegen te gaan:

• Geen verkoop aan derden: Jouw gegevens worden nooit verkocht of verstrekt aan commerciële derden.
• Wachtwoordloos inloggen: Leden en ouders loggen veilig in via een unieke magische link op het geregistreerde e-mailadres. Inlogtokens worden cryptografisch beveiligd en verlopen automatisch na 15 minuten.
• Beveiligde verbindingen: De website en het ledensysteem maken gebruik van versleutelde HTTPS-verbindingen (SSL/TLS).
• Strikte toegangsbeperking: Trainers hebben alleen inzage in de presentielijsten van hun eigen lesgroepen. Alleen geautoriseerde beheerders hebben toegang tot de volledige verenigingsadministratie.

5. Bewaartermijnen (Automatische opschoning na 6 maanden)

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld:

• Actieve leden & wachtlijst: Gegevens blijven bewaard zolang het kind een actief lidmaatschap heeft of actief op de wachtlijst staat.
• Uitgeschreven leden (6 maanden retentie): Na de definitieve uitschrijfsdatum worden de persoonsgegevens van een afgemeld kind (mits er geen andere actieve inschrijvingen of wachtlijstregistraties zijn) exact 6 maanden bewaard. Na 6 maanden worden het kind en alle gekoppelde gegevens automatisch en permanent uit de database gewist.

6. Cookies en analytische hulpmiddelen

Onze website gebruikt uitsluitend functionele cookies en een privacyvriendelijke, interne bezoekersteller:

• Functionele cookies: Noodzakelijk om in te loggen op Mijn KDO en de website correct en veilig te laten functioneren.
• Anonieme bezoekersstatistieken (interne analytics): Om inzicht te krijgen in het aantal unieke dagelijkse bezoekers van onze website en de homepage, gebruikt onze website een eigen, volledig geanonimiseerde teller. Hierbij wordt een anonieme sleutel (cookie kdo_analytics_vid) gegenereerd. Er worden geen IP-adressen of persoonsgegevens opgeslagen en de gegevens worden niet gedeeld met derden of externe analytische diensten.
• Geen tracking-cookies van derden: Wij gebruiken geen commerciële tracking-cookies van derden of advertentienetwerken om uw surfgedrag op internet te volgen.

7. Uw AVG-rechten (Inzage, correctie & verwijdering)

Onder de privacywetgeving heeft u verschillende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage & correctie: U kunt uw gegevens en inschrijvingen op elk moment inzien en wijzigen door in te loggen op Mijn KDO.
• Recht op verwijdering: U kunt het lidmaatschap op elk moment opzeggen via Mijn KDO, waarna de gegevens na de retentietermijn automatisch gewist worden.
• Klacht indienen: Mocht u van mening zijn dat KDO niet zorgvuldig omgaat met uw gegevens, dan kunt u contact opnemen met ons bestuur of een klacht indienen bij de landelijke toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Grote Clubactie (Strikte dataminimalisatie)

GV KDO Amsterdam neemt jaarlijks deel aan de Grote Clubactie. Om ervoor te zorgen dat onze leden een persoonlijke verkoopkaart met QR-code en een eigen online verkooppagina ontvangen, exporteren wij een deelnemerslijst naar het officiële portaal van de Stichting Grote Clubactie. Hierbij hanteren wij het AVG-beginsel van strikte dataminimalisatie:

Alle communicatie, e-mailnotificaties en eventuele uitbetaling van verkoopbeloningen (€ 0,10 per verkocht lot bij 10 of meer loten) verlopen volledig intern via het eigen beveiligde ledensysteem van GV KDO Amsterdam. Meer informatie over de opzet van de actie vindt u op onze Grote Clubactie informatiepagina.